Creold — дизайнер и иллюстратор, специализируюсь на айдентике и полиграфии. Для меня важны идеи и верные образы, которые лягут в основу проекта. Только при их наличии можно решить задачу компании, используя графические средства.

Как хранить файлы и папки дизайнеру

Я люблю порядок в быту и в работе. Всегда знаешь, на какой полке хранится крупа в кухонном шкафу, инструменты в гараже, где с утра искать носки. Это справедливо и когда речь заходит о поиске и управлении файлами проекта.

Вот пример: сидишь за компьютером в конце рабочего дня пятницы, работаешь над очередным проектом, как вдруг приходит сообщение от клиента, от которого давно не было вестей: «Можете ли вы найти буклет по нашей продукции, который мы печатали два года назад? Нам он срочно нужен для субботней выставки с небольшими правками, через полчаса надо файлы отправить на эл. почту типографии».

Нет проблем! Но отыскав папку этого проекта, видишь там кучу изображений, файлов в разных форматах — все смешалось в беспорядке. Есть 5 версий того, что может быть итоговым буклетом, с именами «буклет готовый.indd», «буклет точно готовый.indd», «буклет финальный 2.indd». При открытии в Индизайне ты же не верстаешь буклеты в Фотошоп вылезают потерянные линки, не установлены соответствующие шрифты! Нервы начинают сдавать, прошло 15 минут, а с файлами полная неразбериха. Если ты не в состоянии выполнить такую простую просьбу, клиент больше к тебе не обратится. Ты потеряешь заказы, деньги, станет нечем оплачивать ипотеку и в конечном итоге уйдешь в запой.

Уже была такая ситуация? Если нет, то не доводи до этого.

Почему важна организованность?

Некоторые дизайнеры не думают об организации рабочей папки и даже наслаждаются некой творческой свободой, которая проявляется в хаотичном хранении файлов. Но четкая система дает преимущества:

  • Больше дизайна. Каждый раз, когда тратишь время на поиск нужного файла, ты замедляешь работу.
  • Контроль. Наведение порядка, каким бы малым он не был, вселяет уверенность, что ты главный в доме или на своем жестком диске.
  • Развитие мышления. Дизайн — это проектирование, а не только визуальное решение задачи. Умение организовать, структурировать можно применять в дизайне логотипов, сайтов, автомобилей и при ведении файлов проекта.

Любой способ организации проектов лучше, чем ничего. Опишу ту систему, что использую с 2012 года.

Введение в общую структуру папок

Файлы проектов хранятся на жестком диске в папке под названием Projects. Эта папка содержит длинный список папок клиентов: Empire Web, Flipper Pizza, Medical On Group и т.д.

Внутри находятся папки для каждого клиентского проекта, будь то разработка логотипа, верстка брошюры, баннера и т.д. Если клиент заказывает набор макетов в рамках одной рекламной компании, все они пойдут в одну папку. Каждое имя проектной папки содержит номер и название. Для удобства можно использовать для папок русскоязычные названия.

Корневая папка проектов

Иногда папка клиента включает в себя материалы, которые не связаны конкретно с одним проектом. Клиент присылает для работы готовый брендбук, шаблоны полиграфии. В этом случае внутри папки клиента стоит завести отдельные папки с именем, указывающим на содержимое: Brandbook, Templates и т.п. Я начинаю имена этих папок с символа подчеркивания, чтобы они были вверху списка папок для быстрого доступа и в Виндоус, и на Маке.

Папка с ресурсами

Нумерация проектов

Я строю нумерацию папок проектов на последовательных числах для каждого клиента. 001, 002 и т.д. — нули нужны для правильной сортировки, иначе папки с номером 1 и 10, 10 в операционной системе, «облаке» или ftp сервере окажутся друг за другом и только после них папки 2, 3 и т.д. Как вариант, для номера в имени папки можно применять формат дат ГГГГММДД, например, 20160525-Himprom-flyer-A6. У такого варианта свой плюс — держит папки в хронологическом порядке, но название становится длинновато.

Организация файлов проекта

Теперь я покажу индивидуальную структуру папки проекта.

Вложенные папки проекта

  • _Old — хранит промежуточные варианты макета, над которым я работаю. Когда после внесения очередных правок возникает 10 версия макета, нужно где-то хранить предыдущие 9. Удалить их не лучшее решение, потому что неизвестно, когда клиент попросит вернуть старый элемент или полностью макет, который он видел 2 дня назад на презентации.
  • Fnl (сокр. от англ. «final») — для готовых макетов. Сюда переношу итоговые файлы, когда уже все согласовано и больше изменений не предвидится.
  • Img (сокр. от англ. «images») — экспортированные изображения, презентации для отправки клиенту.
  • Print — после подготовки к печати файлы для типографий помещаются в эту папку.
  • Rsc (сокр. от англ. «resources») — это любые виды материалов, которые используются для работы над проектом. В этой папке я храню: изображения, скетчи, мудборды, ТЗ, документы. Внутри нее могут быть подпапки с разными материалами.

Для каждого проекта список папок варьируется. Если проект остается в цифровой среде, нет необходимости в папке Print и т.п.

Каждый раз создавать внутреннюю структуру папок проекта дело хлопотное. Но рутинный процесс можно и нужно автоматизировать. Для Мака я написал написал простое приложение на Apple Script, предназначенное для автоматического создания базовой структуры папок, в котором достаточно задать имя и путь корневой папки проекта. Для Виндоус существует бесплатная утилита projectFolders с гибкой настройкой шаблонов создания папок проекта.

Как создать эффективное имя файла

Организация структуры папок только полдела. Нужен типовой шаблон для имен файлов проекта. Об именах файлов было написано в блоге студии Дмитрия Склярова и ряда других дизайнеров.

  • Имена пишутся на латинице, так как кириллические названия не всегда могут быть правильно считаны в операционных системах, печатным оборудованием в типографии и при создании ссылок в интернете.
  • Слова разделяются дефисом на тот случай, если файл или архив будет помещен на веб-сайте, отправлен по эл. почте. Если использовать пробелы, то они в ссылках на файлообменниках заменяются лишним html кодом. Символ подчеркивания тоже не годится, при создании ссылок на файл в интернете, этот символ будет визуально накладываться на линию ссылки.
  • Нет спецсимволам, знакам препинания. Точка в имени только перед расширением файла: .psd, .zip и т.д.
  • Полезное имя файла то, которое кратко, но емко объясняет, что в файле, без необходимости открытия. Оптимально использовать 2-4 слова, которые охарактеризуют содержимое, без лишних союзов и предлогов.

Имена файлов

Вот так выглядит мой шаблон имен файлов:
Шаблон имени файла проекта
Я начинаю имя файла по принципу от общего к частному: номер, клиент и т.д., а затем спецификация: название проекта, версия и т.д. В конце имени добавляю метки с номером ревизии rev1, rev2 и т.д. или fnl, print.

Возьмем два варианта написания имени файла: «3255-transstroy-bcard-elena» и «3255-Transstroy-bcard-Elena» — для меня написание имен собственных, названий с заглавной буквы улучшает считываемость, тот же принцип верен и для самой папки.
Резервное копирование

Бекап данных

Техника не вечна, жесткий диск с проектами может в самый ответственный момент посыпаться. Чтобы защитить себя от этого я зеркально синхронизирую изменения в проектной папке с внешним диском посредством бесплатной утилиты FreeFileSync. По аналогии проекты зеркалятся в Яндекс.Диск. На данный момент мне хватает тарифа 100 Гб. По цене 80 р./мес. Яндекс выигрывает у используемых мною Dropbox, Google Drive, MEGA. Хранение данных в «облаке» дает плюс в виде доступа к рабочим файлам из любой точки мира. И само собой на Маке грех не использовать встроенную утилиту Time Machine.

Резюмируя

  • Создай иерархию: разделяй папки клиентов, каждому проекту для клиента — отдельную папку. Для клиентов с разовыми заказами можно создать общую папку.
  • Используй шаблоны имен: добавь в имя 2-4 емких слова, описывающих содержимое, для облегчения поиска конкретного файла.
  • Автоматизируй типовые действия: используй программы, скрипты для создания набора вложенных папок проекта.
  • Делай бекап: в случае поломки компьютера, отключения света, наводнения ты не потеряешь результат многодневной работы.

Для облегчения запоминания организации папок и имен файлов предлагаю скачать наглядную схему.

Поделиться
Плюсануть

3 комментария

  1. Отличный подход и статья в целом, взято на вооружение, спасибо)

  2. Дмитрий

    Кое что подчеркнул для себя, спасибо!

Прокомментировать